Gestionnaire de projets, de tâches, et de travail en équipe, Asana est un outil qui vise à augmenter la productivité de l’entreprise. Qu’est-ce que Asana ?
Plan de l'article
Qu’est-ce que Asana ?
A l’image de Microsoft Planner, ce qui fait l’essence d’Asana, c’est son environnement collaboratif dédié à l’entreprise.
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A quoi sert Asana ?
Cet outil de productivité en ligne (SaaS) permet de gérer des projets et des tâches de manière collaborative. Cette gestion vise à l’optimisation de l’ensemble des techniques d’organisation de ressources de l’entreprise, et ce, qu’il s’agisse de ressources humaines, de temps, des stocks, des finances et de l’équipement.
Comment fonctionne Asana ?
Comme les solutions déjà présentes sur le marché, Asana s’appuie sur la déposition d’un projet en plusieurs tâches, chacune d’elles étant attribuée à à l’équipe compétente.
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Pour cela, ce gestionnaire de communication d’équipe s’appuie sur un graph. Celui-ci n’a d’ailleurs rien de nouveau puisque le réseau social Facebook repose également sur une telle solution.
Si les deux sociétés ont ce point en commun, c’est parce qu’elles ont toutes deux été co-fondées par Dustin Moskovitz, Facebook en 2004, Asana quatre ans plus tard.
Qu’est-ce que le Work Graph d’Asana ?
Le Work Graph d’Asana forme une carte 100% connectée, d’une grande précision et qui fait l’objet d’une actualisation en fonction des activités en cours au sein de l’entreprise.
La coordination des équipes est renforcée, tout comme la gestion des projets et des tâches. Le résultat est une productivité accrue et une plus grande performance de l’entreprise.
Comment utiliser Asana ?
Comme pour beaucoup d’outils informatiques de ce genre, l’aspect intuitif et de rigueur. La création d’un projet et de liste de tâches qui en découlent se fait facilement.
Possibilité de joindre des éléments à chaque tâche
Celles-ci sont attribuées à une équipe, ainsi que tous les éléments nécessaires à leur réalisation. Ces éléments peuvent par exemple prendre la forme : de documents comme un brief, un compte-rendu de réunion, un cahier des charges ou encore des photos ; d’annotations ; d’une deadline.
Suivi de l’état d’avancement des tâches
Chaque personne qui participe au projet ou à la tâche peut suivre son état d’avancement par le biais d’un espace commun. Chaque tâche d’un projet déterminé est caractérisée par un état d’avancement qui peut-être par exemple : à traiter, en cours de réalisation, prêt pour contrôler, validé, etc.
Date limite et clôture de tâches
La date limite est automatiquement rappelée à l’utilisateur à qui a été assigné la tâche. Cet utilisateur est également informé de la réalisation d’une tâche par un collègue si celle-ci impact un travail qui lui a été confiée.
Calendrier intelligent pour planifier
La planification de l’activité de chacun des collaborateurs peut se faire par l’intermédiaire d’Asana. Cet outil collaboratif permet ainsi de préciser les horaires de travail, le temps affecté à la réalisation de la tâche, la disponibilité, etc.
Une messagerie vidéo
Asana intègre un outil de messagerie vidéo qui vise à réduire le nombre de réunions souvent trop chronophages. C’est d’autant plus vrai avec le travail télétravail qui prend de l’ampleur et qui nécessite souvent des visio. Grâce à la messagerie vidéo qui repose sur vidéo, il est possible de laisser un message vidéo aussi efficace qu’une communication en direct. En revanche, on évite les inconvénients d’une réunion qui s’éternise et qui monopolise plusieurs (télé-)travailleurs.
En outre, le contenu texte d’un message vidéo fait l’objet d’une transcription automatique.
Dans quelle langue est Asana ?
A l’origine, Asana est disponible exclusivement en anglais. Toutefois, le succès de ce gestionnaire de communication d’équipe dépasse rapidement les frontières des pays anglophones.
Pour faire face à cet engouement international, Asana a depuis été traduit en plusieurs langues dont le français.
Asana est-il gratuit ?
Il existe bien une version gratuite de Asana, mais celle-ci est considérablement bridée. Cette version porte le nom de Asana Basic. Elle permet seulement d’avoir un bref aperçu de la puissance de cet outil collaboratif pour l’entreprise.
Vous l’avez compris, Asana est un outil de gestion de projets, de tâches, et de travail en équipe payant. La version premium est accessible pour moins de 11 dollars par mois, la version business pour un prix mensuel de moins de 25 dollars.
Les fonctionnalités avancées d’Asana pour une gestion de projet optimale
Asana est bien plus qu’un simple outil de gestion de projet. Il offre des fonctionnalités avancées pour une gestion de projet optimale.
Il permet la création et l’affectation de tâches en quelques clics seulement. Les utilisateurs peuvent ainsi suivre leur progression à tout moment mais aussi celle de leurs collègues.
Asana propose un système complet d’organisation avec la possibilité d’ajouter des projets, de lister les sous-tâches et de créer des étiquettes qui aident à classer et filtrer tous les éléments du projet.
Le logiciel dispose aussi d’un calendrier intégré facilement synchronisable avec Google Agenda ou Apple Calendar, ce qui permet aux équipes de planifier les tâches futures, de respecter les délais impartis et d’éviter toute confusion sur le planning.
Asana assure une communication fluide entre membres grâce au chat instantané, facilitant ainsi le partage rapide d’idées ou encore celui des fichiers.
Autre point fort : la visualisation graphique sous forme de diagrammes de Gantt, permettant aux utilisateurs, notamment aux chefs de projets, de visualiser rapidement l’état du projet en temps réel.
Pour finir, notons que Asana peut être couplé à plusieurs autres applications telles que Dropbox, Slack ou encore Salesforce, ce qui facilite davantage la collaboration professionnelle.
Les avantages d’Asana pour les entreprises et les équipes collaboratives
Asana se distingue comme un outil de travail collaboratif très complet qui a su s’imposer dans les entreprises depuis sa création en 2010. Il est utilisé aujourd’hui par des milliers d’entreprises à travers le monde, telles que Airbnb, Uber ou encore Pinterest.
Mais quels sont donc les avantages d’utiliser Asana pour la gestion de projet en entreprise ?
Il permet une meilleure organisation des tâches, indispensable pour une productivité optimale. Les projets peuvent être divisés en sous-tâches et affectés à différents membres de l’équipe pour un travail simultané et efficace. Grâce aux fonctionnalités avancées proposées par Asana • calendrier intégré, diagrammes de Gantt -, les équipes ont une vision claire sur l’état du projet ainsi que sur les délais impartis.
Autre point fort : la possibilité d’intégrer tous ses outils professionnels directement dans Asana. Cela permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’avoir toutes ses données regroupées au même endroit.
Le logiciel offre une solution idéale pour faciliter la communication entre collègues grâce à son système de messagerie instantanée interne qui évite ainsi le recours massif aux e-mails souvent chronophages.
Utiliser Asana, c’est bénéficier aussi d’une grande flexibilité puisque ce dernier s’adapte facilement aux besoins spécifiques des entreprises quelles que soient leurs tailles et structures organisationnelles.
Asana se présente comme un outil incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion de projet et ainsi améliorer leur productivité.
