Pour une entreprise, la saisie de données et de documents revêt une importance capitale, car elle aide à la prise de décision stratégique. Cependant, il s’agit d’une activité chronophage, mais délicate. Ainsi, l’externalisation de la rédaction des documents comme les PV d’assemblée générale (AG) ou de comité social et économique (CSE) apparaît comme la solution. Mais pourquoi ? Découvrez les motivations qui justifient ce choix.
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Les preuves d’une prestation efficace
Dans certains pays comme la France, il existe une loi qui contraint les entreprises à conserver certains documents, pendant un certain temps. En effet, ceux-ci seront utiles en cas de problème, car ils serviraient de preuves. Cependant, l’inconvénient avec la rédaction manuscrite est que les documents au bout d’un moment deviennent illisibles. Pour éviter, pareille situation, il est recommandé de faire une saisie électronique également.
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La rédaction de documents au sein d’une entreprise mobilise beaucoup de temps et de personnel, ce qui ralentit l’activité en son sein. Ce type de prestataire sera complémentaire à vos activités principales sans que vous ne soyez dérangé par les tâches. Il arrive même qu’il soit nécessaire d’engager du personnel supplémentaire, pour procéder à des vérifications. En fin de compte, les charges liées à la rédaction de documents en interne sont importantes. C’est pour cela que l’externalisation de la rédaction de documents apparaît comme la meilleure alternative.
Un gain d’argent évident
En effet, il existe plusieurs avantages à externaliser la rédaction de documents comme les PV d’AG, de CSE, etc. Ainsi, en dehors de la meilleure organisation qu’elle apporte aux entreprises, elle permet de bénéficier de l’expertise des entreprises spécialisées dans cette tâche. De plus, cette pratique permet d’épargner de l’argent, car les tarifs appliqués par ces structures spécialisées sont accessibles.
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Pour faire des offres aussi intéressantes, ces entreprises sont pour la plupart installées dans des pays où la main-d’œuvre est plus basse. De plus, en fonction des besoins et du budget des entreprises clientes, il est possible de faire un contrat sur-mesure.
Le professionnalisme d’une structure
Lorsque la rédaction de document est confiée à une agence d’externalisation, cette dernière effectue la tâche avec professionnalisme en se conformant à un cahier de charges. Ce dernier est bien détaillé, et il s’agit par exemple d’une double saisie et d’un contrôle par échantillonnage pour les documents manuscrits. En cas d’erreurs, la saisie est à reprendre.
En ce qui concerne les textes dactylographiés, des tests de reconnaissance automatiques de documents sont effectués. Après traitement, d’autres contrôles sont aussi effectués. Outre ces aspects, l’entreprise d’externalisation de rédaction de documents assure la sécurité de ses documents. En effet, elle stocke tous les documents sur un serveur dédié et sécurisé avec un accès des clients au back-office. Grâce à cet accès, les entreprises clientes peuvent suivre le niveau d’avancement de leur commande.
