Comment tenir sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ?

Comment tenir sa comptabilité en tant qu'auto-entrepreneur ?

La gestion de la comptabilité est l’une des activités qui participent au bon fonctionnement de toute entreprise. Chez les auto-entrepreneurs, ses composantes sont non seulement allégées, mais surtout simples. Néanmoins, elles constituent un véritable casse-tête, car il faut être d’une grande polyvalence pour s’acquitter de toutes les tâches qu’elle incombe. Pour mieux s’y retrouver, trouvez ici quelques recommandations pour tenir sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ? 

Tenir un livre de recettes

La tenue d’un livre de recettes constitue l’une des obligations comptables de base d’un auto-entrepreneur. Elle consiste à posséder un cahier dans lequel le chef d’entreprise enregistre dans un ordre chronologique toutes les recettes encaissées pendant une année comptable. Cette tâche peut être effectuée avec un logiciel de comptabilité auto-entrepreneur.

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Dans ce journal, toutes les sommes perçues par l’auto-entrepreneur dans le cadre de ses activités sont référencées. On y retrouve également des informations essentielles de la comptabilité telles que définies par les textes de loi. 

Parmi les principaux éléments qui doivent figurer et tenus à jour dans un livre de recettes figurent, il y a les :

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  • date de l’encaissement de la recette ;
  • nom du client ;
  • nature de la recette ;
  • montant de la recette ;
  • mode de règlement utilisé par le client :
  • référence du document justificatif de la recette (n° de facture).

Le renseignement de ces informations sont obligatoires et doivent se faire au fur et à mesure que les recettes sont encaissées. Par ailleurs, il convient de rappeler que le livre de recettes doit se présenter sous forme de tableau renseignant toutes les informations ci-dessus mentionnées. 

Avoir un registre des achats

Parallèlement à la tenue du livre de recettes, l’auto-entrepreneur doit aussi tenir à jour un registre des achats. Cette tâche devient obligatoire pour la micro-entreprise dont l’activité principale est la vente de marchandises ou les prestations en hébergement. 

Le registre des achats est un document qui récapitule tous les achats et dépenses réalisés dans le cadre des activités de l’auto-entrepreneur. Pour cela, il doit être mis à jour de sorte à pouvoir récapituler dans un ordre chronologique et année par année, les dépenses effectuées par la micro-entreprise. 

Ainsi, pour respecter les exigences légales en matière de sa tenue, un registre des achats doit indiquer et présenter chronologiquement : 

  • date de l’encaissement ;
  • nature de la recette ;
  • montant de la recette ;
  • nom du fournisseur ;
  • mode de règlement de la facture ;
  • numéro de la facture.

Notons que les justificatifs de chaque vente ou achat doivent être conservés par la micro-entreprise, car ils peuvent être demandés par le fisc lors des contrôles. 

Par ailleurs, la tenue des livres de comptes par un auto-entrepreneur peut se faire sur un livre comptable papier comme vendu dans le commerce, sur un logiciel de comptabilité adapté au régime de l’entreprise ou encore sur des modèles officiels à imprimer fournis par lʼUrssaf. 

Émettre des factures

Parmi les obligations de tenue de comptabilité qui incombent à l’auto-entrepreneur, il y a l’obligation de facturation. En effet, l’émission des factures doit se faire dans le respect de certaines règles précises afin de garantir leur légalité et leur conformité. 

L’auto-entrepreneur, comme tout professionnel, doit remettre à tous ses clients une facture pour chaque vente ou prestation. Lorsqu’il émet cette facture, il doit aussi conserver un exemplaire qui sera remis à l’administration fiscale lors des contrôles et servira également pour le suivi comptable. 

Les factures émises par un auto-entrepreneur doivent porter certaines mentions obligatoires afin d’être considérées comme valides, notamment : 

  • identité de l’auto-entrepreneur ;
  • adresse ;
  • date d’émission de la facture ;
  • numéro de la facture ;
  • identité et l’adresse du client ;
  • somme totale à payer ;
  • prix unitaire ;
  • désignation de la prestation ou du produit ;
  • quantité des services rendus ou du produit, de même que la date de livraison ;
  • réduction ou le rabais ;
  • mention TVA.

Par ailleurs, sʼil s’agit d’une facture pour un professionnel, les mentions supplémentaires ci-dessous doivent y figurer :

  • date limite de paiement ;
  • taux des pénalités de retard ;
  • indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Réaliser les autres tâches imputables à la comptabilité de l’auto-entrepreneur

La réussite de la tenue de la comptabilité chez un auto-entrepreneur ne se résume pas aux principales tâches citées plus haut. Il existe de nombreuses autres activités qui permettent de réussir à avoir une comptabilité bien organisée et régulière.

La tenue de la comptabilité avec ou sans outil 

L’idéal est de le faire avec des logiciels adaptés, car très pratique, efficace et minimisant les risques d’erreurs. Toutefois, l’auto-entrepreneur n’y est pas obligé bien que cela soit recommandé.

La création des duplicatas des documents 

Pour disposer des copies de ces documents en cas de perte ou de détérioration accidentelle des originaux.

Par ailleurs, il faudra réaliser la sauvegarde des documents comptables pour conserver des preuves, car le délai de conservation des factures après émission est de 10 ans. 

Il sera aussi nécessaire de réaliser le suivi régulier de sa comptabilité pour éviter les erreurs et les oublis qui peuvent parfois être préjudiciables à l’entreprise. Enfin, un accent particulier sera mis sur l’anticipation des recettes et des dépenses pour ne pas être à court de fonds de roulement. 

La réalisation de toutes ces différentes activités permet de remplir les obligations comptables imputables à un auto-entrepreneur. 

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