Comment tenir sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ?

La gestion de la comptabilité est l’une des activités qui participent au bon fonctionnement de toute entreprise. Chez les auto-entrepreneurs, ses composantes sont non seulement allégées, mais surtout simples. Néanmoins, elles constituent un véritable casse-tête, car il faut être d’une grande polyvalence pour s’acquitter de toutes les tâches qu’elle incombe. Pour mieux s’y retrouver, trouvez ici quelques recommandations pour tenir sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ? 

Tenir un livre de recettes

La tenue d’un livre de recettes constitue l’une des obligations comptables de base d’un auto-entrepreneur. Elle consiste à posséder un cahier dans lequel le chef d’entreprise enregistre dans un ordre chronologique toutes les recettes encaissées pendant une année comptable. Cette tâche peut être effectuée avec un logiciel de comptabilité auto-entrepreneur.

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Dans ce journal, toutes les sommes perçues par l’auto-entrepreneur dans le cadre de ses activités sont référencées. On y retrouve également des informations essentielles de la comptabilité telles que définies par les textes de loi. 

Parmi les principaux éléments qui doivent figurer et tenus à jour dans un livre de recettes figurent, il y a les :

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• date de l’encaissement de la recette ;
• nom du client ;
• nature de la recette ;
• montant de la recette ;
• mode de règlement utilisé par le client :
• référence du document justificatif de la recette (n° de facture).

Le renseignement de ces informations sont obligatoires et doivent se faire au fur et à mesure que les recettes sont encaissées. Par ailleurs, il convient de rappeler que le livre de recettes doit se présenter sous forme de tableau renseignant toutes les informations ci-dessus mentionnées. 

Avoir un registre des achats

Parallèlement à la tenue du livre de recettes, l’auto-entrepreneur doit aussi tenir à jour un registre des achats. Cette tâche devient obligatoire pour la micro-entreprise dont l’activité principale est la vente de marchandises ou les prestations en hébergement. 

Le registre des achats est un document qui récapitule tous les achats et dépenses réalisés dans le cadre des activités de l’auto-entrepreneur. Pour cela, il doit être mis à jour de sorte à pouvoir récapituler dans un ordre chronologique et année par année, les dépenses effectuées par la micro-entreprise. 

Ainsi, pour respecter les exigences légales en matière de sa tenue, un registre des achats doit indiquer et présenter chronologiquement : 

• date de l’encaissement ;
• nature de la recette ;
• montant de la recette ;
• nom du fournisseur ;
• mode de règlement de la facture ;
• numéro de la facture.

Notons que les justificatifs de chaque vente ou achat doivent être conservés par la micro-entreprise, car ils peuvent être demandés par le fisc lors des contrôles. 

Par ailleurs, la tenue des livres de comptes par un auto-entrepreneur peut se faire sur un livre comptable papier comme vendu dans le commerce, sur un logiciel de comptabilité adapté au régime de l’entreprise ou encore sur des modèles officiels à imprimer fournis par lʼUrssaf. 

Émettre des factures

Parmi les obligations de tenue de comptabilité qui incombent à l’auto-entrepreneur, il y a l’obligation de facturation. En effet, l’émission des factures doit se faire dans le respect de certaines règles précises afin de garantir leur légalité et leur conformité. 

L’auto-entrepreneur, comme tout professionnel, doit remettre à tous ses clients une facture pour chaque vente ou prestation. Lorsqu’il émet cette facture, il doit aussi conserver un exemplaire qui sera remis à l’administration fiscale lors des contrôles et servira également pour le suivi comptable. 

Les factures émises par un auto-entrepreneur doivent porter certaines mentions obligatoires afin d’être considérées comme valides, notamment : 

• identité de l’auto-entrepreneur ;
• adresse ;
• date d’émission de la facture ;
• numéro de la facture ;
• identité et l’adresse du client ;
• somme totale à payer ;
• prix unitaire ;
• désignation de la prestation ou du produit ;
• quantité des services rendus ou du produit, de même que la date de livraison ;
• réduction ou le rabais ;
• mention TVA.

Par ailleurs, sʼil s’agit d’une facture pour un professionnel, les mentions supplémentaires ci-dessous doivent y figurer :

• date limite de paiement ;
• taux des pénalités de retard ;
• indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Réaliser les autres tâches imputables à la comptabilité de l’auto-entrepreneur

La réussite de la tenue de la comptabilité chez un auto-entrepreneur ne se résume pas aux principales tâches citées plus haut. Il existe de nombreuses autres activités qui permettent de réussir à avoir une comptabilité bien organisée et régulière.

La tenue de la comptabilité avec ou sans outil 

L’idéal est de le faire avec des logiciels adaptés, car très pratique, efficace et minimisant les risques d’erreurs. Toutefois, l’auto-entrepreneur n’y est pas obligé bien que cela soit recommandé.

La création des duplicatas des documents 

Pour disposer des copies de ces documents en cas de perte ou de détérioration accidentelle des originaux.

Par ailleurs, il faudra réaliser la sauvegarde des documents comptables pour conserver des preuves, car le délai de conservation des factures après émission est de 10 ans. 

Il sera aussi nécessaire de réaliser le suivi régulier de sa comptabilité pour éviter les erreurs et les oublis qui peuvent parfois être préjudiciables à l’entreprise. Enfin, un accent particulier sera mis sur l’anticipation des recettes et des dépenses pour ne pas être à court de fonds de roulement. 

La réalisation de toutes ces différentes activités permet de remplir les obligations comptables imputables à un auto-entrepreneur. 

Comprendre les obligations fiscales de l’auto-entrepreneur

Comprendre les obligations fiscales de l’auto-entrepreneur

Lorsque la comptabilité est bien tenue, il devient plus facile pour l’auto-entrepreneur de remplir ses obligations fiscales. Effectivement, son chiffre d’affaires étant connu, il pourra déterminer le montant des impôts à payer et ainsi éviter les pénalités liées aux erreurs ou retards dans les paiements.

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes soumis à plusieurs types d’impositions :

L’imposition sur le revenu établi selon un système forfaitaire :

Ce régime fiscal permet aux auto-entrepreneurs de bénéficier d’un abattement forfaitaire qui varie en fonction du type d’activité exercée. Ce dispositif leur permet aussi de bénéficier d’une imposition proportionnelle au chiffre d’affaires réalisé.

La TVA :

Selon la nature et le volume des activités pratiquées par l’auto-entrepreneur, celui-ci peut être exonéré ou pas. S’il ne dépasse pas un certain seuil annuel (environ 33 200 €), il n’est pas obligé de facturer cette taxe supplémentaire sur ses prestations.

Les cotisations sociales :

Tout comme tout travailleur indépendant inscrit auprès du RSI • Régime social des indépendants -, l’auto-entrepreneur doit s’acquitter trimestriellement auprès de cet organisme correspondant à une partie sociale et/ou complémentaire maladie obligatoire.

Il est primordial de bien comprendre les obligations fiscales et sociales qui incombent à l’auto-entrepreneur. Cela lui permettra de mieux gérer ses finances et d’éviter les sanctions liées aux erreurs ou retards dans les paiements des impôts.

Utiliser des outils numériques pour simplifier la gestion comptable

Utiliser des outils numériques pour simplifier la gestion comptable

Aujourd’hui, de nombreux outils numériques sont disponibles pour aider les auto-entrepreneurs à tenir leur comptabilité plus facilement et efficacement. Voici quelques exemples d’outils qui peuvent être très utiles :

Un logiciel de facturation en ligne :

Ce type de logiciel permet aux auto-entrepreneurs de réaliser facilement leurs factures, de les personnaliser avec leur propre logo et de les envoyer rapidement par e-mail. Ils peuvent aussi suivre le paiement des factures et relancer automatiquement les clients en cas d’impayé.

Un logiciel comptable :

Certainement l’un des outils les plus importants pour un auto-entrepreneur, un logiciel comptable est une solution qui permet de centraliser toutes ses opérations financières : création de devis ou factures, suivi des dépenses professionnelles (notes de frais), rapprochement bancaire… Le but étant d’avoir une vue globale sur sa situation financière.

L’utilisation du Cloud Computing :

Cette technologie offre aux auto-entrepreneurs la possibilité d’accéder à leurs données n’importe où et n’importe quand grâce à Internet.

Même si ces outils sont pratiques et facilitent grandement la vie quotidienne des entrepreneurs individuels, il ne faudrait pas oublier qu’ils ne se substituent pas complètement au travail manuel. Ils devraient être utilisés comme aide supplémentaire mais jamais comme une référence absolue.

La réalisation d’un suivi régulier :

Tous ces outils numériques sont inutiles s’ils ne sont pas utilisés correctement. Pensez à bien prendre régulièrement le temps de mettre à jour ses informations, surtout si l’entrepreneur a peu de temps pour se consacrer à la comptabilité ou un budget limité pour externaliser cette tâche auprès d’un expert-comptable.

Bien tenir sa comptabilité est essentiel pour les auto-entrepreneurs qui souhaitent gérer leur entreprise efficacement et éviter des erreurs pouvant causer des dommages financiers importants. Les obligations fiscales peuvent paraître compliquées mais il existe des solutions simples et abordables permettant aux entrepreneurs individuels de gagner du temps dans la tenue de leurs écritures et ainsi se concentrer sur leur activité principale.

Avec une bonne organisation, l’utilisation appropriée d’outils numériques ainsi que le respect strict des obligations légales en matière de comptabilité, les auto-entrepreneurs ont toutes les chances d’avoir une entreprise pérenne et fructueuse.