Comment faire une facture certifiée conforme ?

Le 1er janvier 2018, la loi de finances de 2016 impose à la plupart des entreprises d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Mais que se passe-t-il vraiment ? Quelles sont les entreprises réellement touchées par cette nouvelle obligation ? Quelles sont les pénalités en cas de non-utilisation de logiciels certifiés ?

La loi de finances 2016, pourquoi et dans quel but ?

L’objectif principal de cette loi est de lutter contre la fraude à la TVA. En 2015, cette fraude représentait un déficit estimé à 17 milliards d’euros, selon le ministère de l’Économie et des Finances.

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Face à ce manque à gagner fin 2015, l’État a décidé d’interdire à partir du 1er janvier 2018 tout système qui efface ou modifie la comptabilité d’une entreprise. En fait, jusqu’à présent, de nombreux programmes vous ont permis de modifier et de supprimer librement des entrées, des factures et des reçus.

Logiciel de facturation, exclu et réintégré dans la loi Finance 2016

Initialement inclus dans la loi, en juin 2017, il y a un changement de sorte que la loi se concentre uniquement sur les logiciels de trésorerie, principaux vecteurs de fraude à la TVA et exclut donc tous les logiciels de facturation et de comptabilité.

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Mais fin novembre 2017, un nouveau changement de réponse a annulé les arrangements pris en juin 2017, obligeant la plupart des entreprises à être équipées de logiciels certifiés à compter du 1er janvier 2018.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Le logiciel de facturation certifié est un système qui répond aux exigences de gestion, de sécurité, de conservation et d’archivage des données pour le contrôle de l’administration fiscale.

  • Inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données originales relatives aux documents de vente et aux reçus tout en garantissant son inaltérabilité. Toutes les modifications doivent être conservées et datées avec précision pour garantir un suivi complet de toutes les actions des utilisateurs.
  • Sûr : Les données stockées doivent être protégées contre les modifications. Kwixéo a choisi d’utiliser une empreinte digitale avec la chaîne d’enregistrements pour garantir l’intégrité des données au fil du temps.
  • Conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit offrir une fonctionnalité de clôture afin d’éviter toute action au cours d’une période passée. Cette fermeture doit être au moins annuelle ou par exercice financier lorsque la clôture n’est pas basée sur l’année civile. Pour chaque période fermée, les données cumulées doivent être enregistrées dans le logiciel.
  • Archivage : Le logiciel doit permettre l’archivage des données (pendant une période maximale d’un an) et garantir l’intégrité de ces fichiers au fil du temps. Ces fichiers doivent être facilement utilisables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Qui est affecté par l’utilisation de logiciels de facturation certifiés ?

Toutes les entreprises soumises à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation pour enregistrer les paiements de leurs clients sont concernées. Les entreprises qui facturent uniquement des professionnels ne sont pas tenues d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Toutefois, si une seule facture est émise pour le compte d’une personne, l’entreprise doit utiliser un logiciel certifié.

Pour les entreprises qui ne sont pas concernées par cette loi, il est toujours conseillé d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

En cas de doute, n’hésitez pas à contacter votre comptable public. Vous serez en mesure de vous fournir une réponse qualifiée et de vous accompagner dans le changement de logiciel.

Comment justifier l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

L’État a donné la deux options pour les fournisseurs de logiciels :

  • Certifier votre logiciel par une organisation accréditée.
  • Émettez une certification individuelle à chaque client.

Kwixéo a choisi d’assurer la certification de son logiciel de facturation par le biais d’une certification individuelle. Il est automatiquement fourni à partir de l’espace d’abonnement logiciel.

Attention, l’entreprise doit conserver les certificats ou la certification pour chaque version du logiciel utilisé. Pensez donc à télécharger votre certification chaque fois que Kwixéo est mis à jour.

Quelles sont les mesures de contrôle ?

L’autorité a mis en place une toute nouvelle mesure de contrôle pour s’assurer que l’entreprise dispose de la documentation nécessaire. Le but de cette vérification est de vérifier que l’entreprise utilise un logiciel de facturation certifié conformément à la Loi antifraude fiscale. Ce ne sera pas une question de plus grand contrôle, mais pas la présentation du certificat peut entraîner un contrôle fiscal ultérieur.

Quelles sont les pénalités en cas de non-utilisation de logiciels de facturation certifiés ?

Toute entreprise qui n’utilise pas de logiciel de facturation certifié à compter du 1er janvier 2018 est passible d’une amende de 7 500€ et devra être équipée d’un logiciel certifié dans les 60 jours suivant la vérification par l’administration fiscale. En outre, en cas de situation, les auditeurs peuvent effectuer un contrôle fiscal avec la possibilité d’effectuer un ajustement possible.

Cependant, au départ et avec de nombreux amendements à la loi, la confusion a été créée dans l’esprit des entreprises et des éditeurs. L’administration fiscale doit d’abord faire preuve de prévention et de pédagogie. Vous devez accompagner les entreprises pour modifier leur logiciel au lieu d’appliquer des pénalités financières.

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