Souvent, vous passez minimum 7 heures au bureau vous êtes parfois débordé par le travail. Ce qui fait que parfois au travail, il n’y a pas une bonne organisation dans vos notes et documents. Pour donc vous aider, il existe des astuces pour organiser au mieux vos notes et documents au travail. Voilà pourquoi l’on met cet article à votre disposition.
Plan de l'article
- Servez-vous des corbeilles à courrier pour l’organisation de vos documents
- Changez les notes autocollantes par un tableau mémos
- Ayez des équipements adaptés pour organiser vos notes et vos documents
- Utilisez des applications de gestion de notes et de projets en ligne pour une organisation plus efficace
- Créez des dossiers et sous-dossiers sur votre ordinateur pour classer vos documents numériques
Servez-vous des corbeilles à courrier pour l’organisation de vos documents
Lorsque vous travaillez avec des documents, il faut savoir qu’il est clair que votre bureau doit rapidement s’encombrer. En effet, le moyen le plus simple d’organiser vos documents est d’utiliser les corbeilles à courrier. Avec cela, vous allez disposer de plusieurs sections pour pouvoir faire le tri de vos documents, tout en empilant vos plateaux. Cela va vous permettre d’avoir une section pour les éléments à traiter, ceux en cours et ceux nécessitant une tâche supplémentaire.
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Au cas où vous auriez des enveloppes de différentes tailles ou des documents à trier, il existe des corbeilles comme les corbeilles Cosy. Elles peuvent être utilisées pour créer des compartiments différents dans une seule corbeille à courrier. Ainsi, vous disposez d’une plus grande polyvalence. Ce qui vous permet en fait, de créer une organisation de bureau qui est mieux adaptée à votre flux de travail et à vos tâches.
Changez les notes autocollantes par un tableau mémos
En réalité, ayez à l’esprit que les notes autocollantes sont parfois à l’origine d’un bureau vraiment encombré. Elles sont parfois utilisées comme aide-mémoire, mais lorsqu’elles deviennent nombreuses, elles donnent lieu à un poste de travail désordonné. Aussi, elles constituent une distraction visuelle. Par conséquent, si vous ne saviez pas faire, vous risquez de perdre un rappel important à cause du désordre.
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Préférez donc à leur place, l’utilisation d’un tableau de notes en verre pour la prise de vos notes rapides et l’indication de vos rappels. Vous pouviez également utiliser un chevalet de bureau, si vous souhaitez une surface de taille A4. Ce, avec un encombrement réduit qui prend donc moins de place sur le bureau.
En dehors de ces deux éléments, il est également possible que vous utilisiez un bloc-notes de bureau, ayant été conçu pour s’insérer entre votre écran et votre clavier. Ce, pour rendre facile l’accès et optimiser l’espace disponible.
Notez que les deux tableaux d’affichage en verre sont vraiment effaçables à sec et donc peuvent être utilisés à l’infini. C’est-à-dire sans gaspillage et sans encombrement sur votre bureau. Pour la planification de vos tâches, vous pouvez aussi télécharger le calendrier 2023 Excel. C’est un bel outil qui vous permettra de mieux vous organiser.
Ayez des équipements adaptés pour organiser vos notes et vos documents
Quand on travaille, il est nécessaire d’avoir une bonne organisation de son bureau. Cependant, ce n’est pas un beau bureau qui va vous aider dans l’organisation de vos notes et de vos documents. Pour cela, l’on vous conseille de penser à avoir des espaces de rangement comme les tiroirs, les placards, etc.
Si au travail, votre bureau n’en possède pas, sachez qu’il existe des caissons modulables pouvant être adaptés à plusieurs modèles.
L’une des solutions envisageables est l’armoire. Pas seulement cela, mais également les étagères ou les boîtes de rangement. Dans tous les cas, votre réflexion doit nécessairement être centrée sur l’efficacité que cela vous procurera.
ATTENTION ! Gardez aussi à proximité cahier de notes, agenda et stylos, mais pas plus.
Utilisez des applications de gestion de notes et de projets en ligne pour une organisation plus efficace
Nous vivons dans un monde où la technologie est devenue incontournable. Plusieurs outils numériques sont mis à disposition pour nous faciliter le travail et l’organisation des tâches. Les applications de gestion de notes et de projets en ligne font partie de ces outils.
Celles-ci permettent, d’une part, une meilleure organisation des idées et des informations importantes, et d’autre part, elles facilitent la collaboration entre les membres d’une équipe.
Parmi ces applications figurent, par exemple, Evernote, OneNote ou Google Keep qui ont chacune leurs spécificités. Ces plateformes pourront vous aider à stocker vos notes et documents importants sur le cloud pour y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Avec certaines applications comme Trello ou Asana, il est possible de créer des tableaux kanban qui peuvent être utilisés pour suivre les progrès d’un projet ainsi que définir les priorités. Effectivement, l’utilisation de ces outils permet de limiter l’échange par mails et de vivre pleinement dans le flux de travail avec les collaborateurs. Cette solution s’avère pratique si vous devez collaborer avec plusieurs personnes. Vous pouvez partager vos notes rapidement sans avoir besoin de passer par le courrier électronique.
Organiser votre travail grâce aux applications numériques sera rapide et efficace. Cela peut grandement améliorer votre productivité en gagnant du temps et en évitant les pertes de notes physiques occasionnées par un rangement maladroit. Lorsque vous adoptez cette approche numérique pour l’organisation de votre travail, vous êtes sûr d’être plus efficace et plus productif.
Créez des dossiers et sous-dossiers sur votre ordinateur pour classer vos documents numériques
Les applications de gestion de notes et de projets en ligne ne sont pas les seuls outils numériques qui peuvent vous aider à organiser vos documents. Vous pouvez aussi créer des dossiers et sous-dossiers sur votre ordinateur pour classer vos documents numériques.
La première étape consiste à identifier les catégories importantes telles que les projets, les clients ou encore les factures. Créez un dossier principal pour chaque catégorie puis ajoutez des sous-dossiers pour chaque projet ou client spécifique.
N’hésitez pas non plus à utiliser des noms clairs et précis pour chacun de vos dossiers et sous-dossiers afin qu’ils soient facilement identifiables lorsque vous avez besoin d’y accéder rapidement. Gardez aussi une structure logique dans l’organisation de vos fichiers. Par exemple, utilisez un système chronologique si cela est adapté aux besoins du travail effectué.
De même, pensez à nommer judicieusement chacun de vos fichiers afin qu’il soit facilement reconnaissable parmi tous ceux que contient le dossier correspondant. N’hésitez pas non plus à ajouter la date du document dans son titre si cela peut faciliter votre organisation globale.
N’oubliez pas que le rangement doit être régulier : il est nécessaire d’archiver régulièrement pour éviter l’accumulation excessive des données qui ralentissent la machine tout en perdant du temps inutilement lorsqu’on recherche un fichier spécifique au sein d’un répertoire mal organisé.
L’utilisation conjointe entre les outils numériques et l’organisation des documents au sein de votre ordinateur peut s’avérer particulièrement efficace pour une organisation optimale de vos notes et documents. Gardez en tête qu’une bonne organisation vous permettra d’être plus productif tout en évitant le stress inutile lié à la recherche désespérée d’un fichier égaré.
